发挥代理机构专业优势 协助采购人做好采购需求管理

“2019年4月，武汉市某学校向我公司咨询时提出自身无法明确采购需求，并在项目审计中经常遇到困扰，公司迅速抓住采购人之需，正式开始了采购需求的新业务。”2021年9月28日，在第16届全国政府采购监管峰会采购人·军队·代理机构·高校论坛上，湖北省招标股份有限公司常务副总经理黎明介绍了该公司协助采购人落实主体责任，做好采购需求管理的做法。

​湖北省招标股份有限公司常务副总经理黎明

湖北省招标股份有限公司从采购服务源头开始，形成了提供包括内控体系建设、采购需求调查、编制采购实施计划以及相应审查、采购代理、履约验收在内的全过程采购咨询服务的模式。

充分发挥采购代理机构专业技术支撑作用

财政部印发的《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号，以下简称22号文）第五条明确规定，采购人对采购需求管理负有主体责任，按照本办法的规定开展采购需求管理各项工作，对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。

“在实际工作中，我们发现采购人开展采购需求管理工作有三个难点：一是专业人员不足，无法满足财政部22号文要求；二是政府采购政策性强，采购人很难全面掌握行业政策法规；三是工作人员不稳定，存在兼职和轮岗等方面现实情况。”黎明说。

那么，采购人如何落实好主体责任呢？采购代理机构又能发挥怎样的作用呢？

黎明介绍，2020年10月21日，财政部副部长许宏才在《认真学习贯彻党的十九届四中全会精神 加快建立现代政府采购制度》的讲话中指出：要通过深化政府采购制度改革，大力推进采购代理机构和专家从程序合规服务向专业化服务转型，做精做优专业品牌。推动采购代理机构从目前的程序控制向为采购活动提供专业支撑转变，专家从目前的项目决策向提供专业建议转变。许宏才副部长的讲话明确了今后采购代理机构和专家的职责定位。

“结合22号文进一步强化采购人主体责任的要求和许宏才副部长的讲话精神，我们可以找到采购人做好采购需求管理的契合点，即充分发挥采购代理机构和专家的专业技术支撑作用。”黎明说。

做好采购需求管理，代理机构有四个方面的优势

采购需求管理包括三个方面内容：一是编制采购需求，二是编制采购实施计划，三是风险控制管理。

黎明认为，从采购需求管理的内容来看，作为采购代理机构有四个方面先天优势：一是代理机构本身拥有一批专业人员，既精通政府采购法律法规，又具有丰富的采购实务操作经验，对于政府采购的违法违规情形和负面清单了如指掌，完全具备编制采购人内控管理和编制采购实施计划的能力。二是具有一定规模且综合实力强的代理机构，建立有自己的咨询专家库。不同于评标专家，咨询专家有扎实的理论功底和丰富的实践经验，精通某个专业领域，能够为编制采购需求提供专业咨询。三是代理机构建立有自己的信息数据库。采购人需要花费大量时间和精力才能收集到的同类项目的历史成交数据和潜在供应商信息，采购代理机构获取相对容易，具有进行采购需求调查的便利性。四是代理机构有熟悉政府采购法律法规的律师服务团队。22号文规定采购实施计划必须包括合同文本的主要条款，代理机构编制的政府采购合同文本的主要条款先经过其律师的审核，再经采购人聘请的法律顾问审核，双重审核，双重把关，可以有效防控法律风险。

协助采购人编制采购需求和采购实计划和履约验收

22号文中第二十八条明确规定，采购人可以自行组织确定采购需求和编制采购实施计划，也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构开展。那么，采购代理机构该怎么做呢？

今年7月湖北省招标股份有限公司受武汉市某高校委托，在家具采购项目中协助采购人编制采购需求和采购实计划。该公司通过需求调查和对历史成交信息的分析，对采购项目拟实现目标、采购预算与采购需求内在关系的分析，制定的采购需求完整明确规范，评审标准、履约验收方案和合同文件的主要条款具体明确，最终采购预算与成交金额仅相差2.4%。在采购过程中未收到任何供应商对采购需求和评审标准的质疑和投诉，这在家具采购项目中也是比较少见的，项目的顺利实施，实现了采购人按期投入使用的目标。

此外，湖北省招标股份有限公司连续三年协助采购人开展湖北省重大动物疫病防疫物资采购项目的履约验收工作。形成由专家、采购人、使用方和代理机构四方人员组成的验收工作专班，组成现场验收小组每年两次在货物交付期，随机抽查部分县市开展项目履约验收，同时还采取抽样检测、问卷调研、会议座谈、专家会审等不同形式，对项目执行和履约情况进行多形式、动态化、全过程验收。将验收中发现的问题及时反馈给采购人，使采购人能第一时间与供货方交涉，促使供货方及时采取纠正和补救措施，严格按合同要求进行履约，避免造成不良后果。最终形成完整的验收报告和资料汇编交付给采购方，也赢得采购人、中标人的积极评价和高度肯定。

“从我公司目前已承担的采购咨询项目的采购效果来看，充分发挥代理机构的专业优势，来加强采购需求源头管理、在实现‘物有所值’的采购目标上均取得了较好的效果。”黎明如是说。